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Jul 29, 2023

Les meilleures façons de stocker des documents et des papiers importants à la maison

Bien que le monde soit devenu de plus en plus numérique, il existe encore de nombreux

Bien que le monde soit devenu de plus en plus numérique, il existe encore de nombreux documents papier que vous devez avoir sous la main. Et bien qu'il puisse être nécessaire d'avoir des éléments tels que des certificats de naissance, des polices d'assurance et des contrats dans un endroit accessible, il est tout aussi essentiel de les garder en sécurité.

Par exemple, vous voudrez les empêcher d'être endommagés par l'eau, le feu ou d'autres conditions désastreuses. Mais vous voulez aussi les empêcher de tomber entre de mauvaises mains.

Les méthodes suivantes de protection des registres vitaux et des documents cruciaux présentent toutes des avantages et des caractéristiques uniques. La comparaison des options peut vous aider à choisir celle qui répond le mieux à vos besoins.

Plus de 340 000 maisons sont endommagées par des incendies de structure aux États-Unis chaque année. Même si vous avez caché vos documents importants à l'abri des regards indiscrets, ils ne seront pas à la hauteur des flammes d'un incendie domestique, de la fumée qui les accompagne ou des dégâts causés par l'eau utilisée pour les éteindre.

Un coffre-fort ignifuge peut protéger les documents difficiles à remplacer en cas d'incendie, et les meilleurs coffres-forts ignifuges offrent également une protection contre l'eau.

Pour choisir le meilleur coffre-fort ignifuge, assurez-vous de pouvoir le verrouiller et l'ouvrir facilement (gardez une clé de rechange ailleurs ou ayez une autre méthode pour l'ouvrir, comme un clavier). Il devrait également être facile à transporter si jamais vous avez besoin de le saisir et de partir.

Bien que vous souhaitiez peut-être conserver des documents originaux et précieux dans un coffre-fort ignifuge, vous pouvez placer des documents importants mais remplaçables dans un classeur qui offre davantage de capacités d'organisation.

La mise en place d'un système de classement à domicile facilite la localisation des documents essentiels en quelques instants. Cela peut également rationaliser des tâches telles que la déclaration de revenus.

Un classeur en acier fournira une certaine protection contre les dommages et les éléments, bien qu'il ne soit probablement pas aussi efficace que le meilleur coffre-fort ignifuge.

De nombreux classeurs ont également des serrures qui offrent un élément de sécurité en cas d'effraction.

Un dossier en accordéon peut être un moyen efficace et à court terme d'organiser et de stocker des documents importants. Bien qu'ils offrent peu de protection contre le vol ou les dommages, ils simplifient la catégorisation des documents et sont portables.

Envisagez d'utiliser un dossier extensible si vous voyagez et avez besoin d'emporter des documents avec vous, par exemple, ou si vous devez montrer des documents originaux à un fonctionnaire, par exemple lors d'une demande de licence.

Les couvrir avec des protecteurs de page en plastique transparent protège contre les déversements, les déchirures ou autres accidents. Mais, bien sûr, vous voudrez déplacer les papiers de valeur vers un endroit plus sûr dès que possible.

Si vous n'avez pas besoin du document original, ou si vous souhaitez conserver le fichier original et avoir un double facilement disponible, envisagez de créer une copie numérique et de la télécharger dans un endroit sûr.

De nombreux smartphones peuvent convertir des photos en fichiers de documents (ou ont des applications disponibles pour créer des fichiers PDF à partir d'images pour vous). Alternativement, vous pouvez utiliser un scanner de documents.

Il existe plusieurs façons de stocker ces documents. Par exemple, vous pouvez les enregistrer dans le cloud avec un service qui fournit un chiffrement de bout en bout. Ou, écrivez-les sur une source externe telle qu'un disque dur externe ou une clé USB.

Si vous n'avez pas besoin de conserver des documents critiques chez vous, vous pouvez envisager de les stocker dans une banque.

Lorsque vous louez un coffre-fort, vous avez l'esprit tranquille en sachant que vos documents sont hautement protégés mais accessibles par vous ou les membres de votre famille. Vous pouvez également assurer le contenu de la boîte si vous le souhaitez.

Prenez le temps de partager des informations sur les documents que vous avez stockés, où vous les conservez et comment ils peuvent être consultés avec des personnes importantes dans votre vie. Par exemple, vous voudrez peut-être indiquer à vos enfants adultes où trouver votre testament et votre police d'assurance-vie.

C'est une bonne idée de vérifier les documents que vous avez stockés à la maison une fois par an. Certains documents que vous devriez conserver toute votre vie, notamment :

D'autres papiers peuvent être jetés tous les sept ans (comme les pièces justificatives pour les impôts), chaque année (comme les relevés bancaires ou les fiches de paie) et même tous les mois (comme les factures de services publics).

Lorsque vous vous débarrassez de ces objets, assurez-vous de les déchiqueter pour vous protéger contre le vol d'identité.

Tricia est une écrivaine et rédactrice professionnelle qui vit dans le nord du Texas avec sa famille et un chien malodorant. Elle est une résolveuse de problèmes en herbe, une praticienne professionnelle du café, une gourou du Web et une communicatrice générale. Apprendre encore plus.

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